NOTE D’INFORMATION : PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1. Fondements juridiques des traitements de données à caractère personnel

Les principaux traitements sont mis en œuvre sur la base du consentement pour la gestion des recrutements et sur la base du contrat de travail pour l’exécution de ce dernier et la gestion des parcours professionnels.
Des traitements des données collectées au titre du contrat de travail sont mis en œuvre dans le cadre des intérêts légitimes de l’employeur pour notamment :

• Adapter de façon permanente les compétences et les effectifs aux besoins de l’entreprise
• Évaluer la qualité de vie au travail
• Prévenir et gérer les risques professionnels
• Protéger les collaborateurs et les biens de l’entreprise
• Etc.

Enfin de nombreux traitements sont mis en œuvre dans le cadre d’obligations réglementaires :

• Gestion des relations sociales
• Gestion des rémunérations
• Déclarations sociales et fiscales
• Gestion de la sécurité au travail
• Information des salariés
• Etc.

2. Description des traitements

Gestion des candidatures internes ou externes à une offre d’emploi

• Enregistrement et sélection des candidatures
• Gestion des tests et des entretiens d’embauche
• Réponse aux candidatures
• Etc.

Gestion administrative du personnel

• Enregistrement et mise à jour des données administratives des salariés
• Gestion du contrat de travail
• Mise à disposition d’outils et de moyens de travail et de communication
• Gestion des données administratives (temps de présence, absences, activité)
• Gestion des visites médicales
• Gestion des affiliations aux régimes de prévoyance, de retraite et d’épargne
• Gestion des avantages sociaux
• Évaluation professionnelle
• Gestion de carrière
• Gestion des ruptures du contrat de travail
• Gestion des procédures disciplinaires
• Analyses des informations à des fins statistiques et de pilotage (y.c. gestion prévisionnelle des emplois et des compétences)
• Etc.

Gestion de la formation professionnelle

• Enregistrement des demandes de formations
• Gestion des validations de demandes
• Gestion des inscriptions et des participations
• Gestion des évaluations
• Mise à jour des dossiers professionnels
• Analyses statistiques et de pilotage
• Déclarations règlementaires
• Etc.

Gestion des rémunérations

• Enregistrement et mise à jour des éléments de calcul des rémunérations
• Calcul et paiement des rémunérations et accessoires
• Calcul et reversement des cotisations
• Calcul et transmission des éléments pour la tenue des plans d’épargne et dispositifs de retraite supplémentaire et de prévoyance
• Mise à disposition et archivage des bulletins de paye
• Déclarations sociales et fiscales
• Analyses statistiques et de pilotage
• Etc.

Gestion des relations sociales

• Gestion des élections professionnelles
• Gestion des mandats de représentation
• Organisation et suivi des instances représentatives du personnel
• Information des instances représentatives du personnel
• Gestion des accords
• Gestion des œuvres sociales
• Information des autorités administratives compétentes

Gestion de la sécurité des biens et des personnes

• Gestion de crise et continuité d’activité
• Contrôle des accès physiques et informatiques

3. Catégories de données gérées

Les traitements de gestion des ressources humaines concernent de nombreuses données à caractère personnel :

• Identité (nom, prénom, date et lieu de naissance, NIR)
• Coordonnées (adresse, téléphone, mail)
• Situation (état civil, personne à prévenir, enfants à charge)
• Situation professionnelle
• Données bancaires
• Données financières(salaire, taux de prélèvements (y.c. fiscal), épargne)
• Données d’assurance (contrats, garanties, prestations)
• Données de santé (arrêts maladie, handicap)

4. Destinataires des données

Destinataires internes

• La Direction des ressources humaines

Et selon la finalité du traitement et la nature des données :

• Les responsables hiérarchiques pour les données utiles au management
• Les instances représentatives du personnel dans le cadre de l‘information règlementée et de la gestion de situations individuelles
• Le contrôle de gestion pour la gestion des postes et l’affectation des coûts du personnel
• La direction, notamment dans le cadre de leurs missions de communication interne, de logistique, de gestion de moyens techniques, sécurité et de continuité
• Les instances de représentation du personnel dans le cadre de la gestion des œuvres sociales

Destinataires externes

• Les prestataires en matière de gestion informatique, de gestion des recrutements, de formation, etc.
• Les autorités et administrations publiques
• Les organismes de prévoyance, de retraite et d’épargne obligatoires ou complémentaires

5. Durées de conservation des données

Sauf dispositions particulières, les données collectées au titre de la gestion des ressources humaines sont conservées pour la durée de ce dernier puis jusqu’à prescription des droits des intéressés.

Traitement	Durée de conservation
Formation professionnelle	5 ans après la fin du contrat
Gestion administrative du personnel	5 ans après la fin du contrat
Sanctions	3 ans glissants, sauf amnistie
Mandats syndicaux	6 mois : Délégué du personnel, Membre du CSE 12 mois : Délégué Syndical, représentant de la Section Syndicale
Gestion des candidatures	2 ans après le dernier contact avec le candidat externe
Rémunérations	5 ans après la fin du contrat

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez du droit de demander l’accès aux données vous concernant, leur rectification, leur effacement, leur portabilité ou la limitation de leur utilisation. Vous pouvez aussi, sous certaines conditions, vous opposer à un traitement de ces données. Enfin, vous avez la possibilité de définir des directives générales et particulières précisant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits, après votre décès.
Ces droits peuvent être directement exercés auprès du Délégué à la protection des données RH : drh@groupesiat.fr
La Direction des ressources humaines apporte la plus grande attention à vos données personnelles, néanmoins si vous considérez que le traitement des données vous concernant porte atteinte à vos droits, vous disposez de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS.